Persónuverndarstefna Símaversins

Símaverinu er umhugað um vernd persónuupplýsinga og setur sér því stefnu þessa.Samkvæmt lögum þá tekur hugtakið „persónuupplýsingar“ til allra upplýsinga sem tengja mávið ákveðinn einstakling, beint eða óbeint, t.d. nafn, kennitölu, notendanafn, símanúmer ogtölvupóstfang. Vegna eðli starfsemi Símaversins þá móttökum við á hverjum degipersónuupplýsingar og viljum við leitast við að virða réttindi þeirra sem persónupplýsingarnarvarða við söfnun og vinnslu þeirra í tengslum við starfsemi Símaversins.

Símaverið mun nýta persónuupplýsingar í þeim tilgangi að veita þá þjónustu sem óskaðhefur verið eftir af hálfu viðskiptavina Símaversins. Símaverið gerir viðeigandiöryggisráðstafanir til þess að varðveita þær persónuupplýsingar sem Símaverið meðhöndlarog vernda þær gegn óviðkomandi aðilum. Símaverið mun deila ákveðnumpersónuupplýsingum með viðkomandi viðskiptavini í samræmi við eðli starfseminnar.Símaverið mun hins vegar aldrei selja persónuupplýsingar til þriðja aðila. Símaverið varðveitirheldur ekki persónuupplýsingar lengur en þörf krefur í tengslum við starfsemi Símaversinseða gildandi lög á hverjum tíma áskilja.

Þér er velkomið að kynna þér persónuverndarstefnu Símaversins nánar hér að neðan. Ípersónuverndarstefnu Símaversins eru m.a. veittar upplýsingar um það hvernig Símaveriðvinnur persónuupplýsingar, í hvaða tilgangi og með hvaða heimild, hversu lengi viðvarðveitum þær og með hverjum við deilum þeim.

Fyrirspurnum varðandi persónuverndarstefnuna eða notkun Símaversins ápersónuupplýsingum um þig má beina á netfangið simaverid@simaverid.is eða meðbréfpósti til: Símaversins, Pollgötu 2, 400 Ísafjörður.
Símaveriðer vinnsluaðili að vinnslu persónuupplýsinga

Símaverið veitir þjónustu í tengslum við símsvörun og aðra þjónustu fyrir fyrirtæki ogstofnanir. Þar sem þjónustan er veitt í þágu viðkomandi viðskiptavina er Símaveriðvinnsluaðili í skilningi persónuverndarlaga við vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við þástarfsemi og samkvæmt stefnu þessari.

Símaverið er hins vegar ábyrgðaraðili á vinnslu persónuupplýsinga að því er varðar innridaglegan rekstur, svo sem í tengslum við starfsmannahald og bókhald félagsins.
Í hvaða tilgangi vinnum við persónuupplýsingar?
Símaverið notar persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi:

-  Þjónusta og ráðgjöf

Til að geta sinnt þeirri þjónustu sem Símaverið veitir þarf eftir atvikum að skrá niðurupplýsingar eins og nafn, kennitölu, heimilisfang og símanúmer og ef til vill tilgang símtalsþess aðila sem hringir inn og vill ná tali af starfsmanni viðskiptavinar Símaversins.Upplýsingarnar er síðan varðveittar og deilt með viðkomandi viðskiptavini í samræmi viðstefnu þessa. Meðhöndlun persónuupplýsinga er þannig óumflýjanlegur þáttur í starfsemiSímaversins.

Daglegur rekstur

Símaverið kann að vinna persónuupplýsingar í daglegri starsfemi félagsins, s.s. vegna innrabókhalds og reikningagerðar, kerfisprófana og annarra öryggisráðstafana. Jafnframt gætiSímaverið meðhöndlað persónuupplýsingar í markaðsskyni eða til að bæta þjónustuSímaversins.

-   Lagalegar kröfur og ágreiningsmál

Símaverið gæti notað persónuupplýsingar til þess að halda uppi lagalegum rétti Símaversinssem fyrirtæki eða starfsmanna þess.
Á hvaða grundvelli vinnum við persónuupplýsingar?
Símaverið virðir einkalíf þess sem hringir og mun einungis meðhöndla persónuupplýsingar eflögmætur grundvöllur fyrir vinnslunni er fyrir hendi. Vinnsla Símaversins ápersónuupplýsingum er í flestum tilvikum á eftirfarandi lagagrundvelli: 

-   Vinnsla nauðsynleg vegna framkvæmdar samnings

Það er nauðsynlegt fyrir Símaverið að vinna tilteknar persónuupplýsingar til að geta veitt þáþjónustu sem óskað hefur verið eftir.

-   Vinnsla byggir á samþykki

Símaverið vinnur tilteknar upplýsingar á grundvelli samþykkis sem viðskiptavinurinn hefurveitt fyrir vinnslunni. Viðskiptavinurinn getur hvenær sem er afturkallað samþykki sem hannhefur veitt Símaverinu fyrir vinnslu persónuupplýsinga, en það getur þó haft áhrif á möguleikaSímaversins til að veita þá þjónustu sem viðskiptavinurinn hefur óskað eftir.

-    Vinnsla byggir á lögmætum hagsmunum Símaversins

Vinnsla Símaversins á persónuupplýsingum kann að byggjast á lögmætum hagsmunumSímaversins af vinnslunni, svo sem til að geta veitt umbeðna þjónustu með viðhlítandi hættiog ef Símaverið þarf að verja viðskiptalega hagsmuni og lögvarin réttindi sín, verjastkröfum,setja fram kröfur vegna vanefnda eða bæta þjónustu Símaversins.

-   Vinnsla nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu

Í sumum tilvikum ber Símaverið lagaskyldu til að safna og varðveita ákveðnarpersónuupplýsingar varðandi viðskiptavini og aðra aðila sem snerta starsfemi Símaversins.Sem dæmi má nefna skyldu skv. bókhaldslögum nr. 145/1994 um að varðveita
bókhaldsgögn          í          7         ár         frá         lokum         reikningsárs.
Fáum við persónuupplýsingar um viðskiptavin Símaversins eða þann sem hringir til viðskiptavinarins frá þriðja aðila?
Persónuupplýsingar kunna að vera látnar Símaverinu í té af þriðja aðila, s.s. vinnueitanda,stjórnvöldum og gagnavistunaraðilum. Slíkar upplýsingar meðhöndlar Símaverið með samaörugga hætti og eftir sömu verklagsreglum og aðrar upplýsingar sem Símaverið meðhöndlar.
Deilum við persónuupplýsingum með öðrum?
Um persónuupplýsingar sem Símaverið meðhöndlar ríkir trúnaður og er starfsfólkSímaversins bundið af þagnarskyldu um slíkar upplýsingar.

Símaverið mun ekki selja persónuupplýsingar til þriðju aðila. Símaverið kann í sumumtilvikum að deila persónuupplýsingum til þriðju aðila, svo sem til :

        -    viðkomandi viðskiptavinar til að geta framfylgt samningi sínum við viðskiptavininn ogkomið á samskiptum milli þess einstaklings sem hringir og viðkomandi viðskiptavinar, 

        -    upplýsingatæknifyrirtækja sem hýsa gagnagrunna okkar, en slikir aðilar gæta öryggisog verndun gagna sem safnað er í tengslum við starfsemi Símaversins, 

        -    fjármálafyrirtækja og aðila sem kunna að sjá um innheimtu krafna fyrir Símaverið

        -    annarra aðila sem veita Símaverinu ráðgjöf og þjónustu, og
        -    stjórnvalda
Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar?
Símaverið geymir persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er eða skylt að lögum meðhliðsjón af þeim tilgangi sem Símaverið vinnur upplýsingarnar.
Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga?
Símaverið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að verndapersónuupplýsingar gegn glötun og óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að tölvum þar sem upplýsingarkunna að vera vistaðar, fræðsla til starfsmanna um öryggisráðstafanir, innri reglur ogviðbragðsferlar komi til öryggisbresta og vírusvarnarforrit til að sporna gegn óheimilumaðgangi eða glötun gagna. Þá gerir Símaverið vinnslusamninga við vinnsluaðila sína semskyldar viðkomandi aðila m.a. til að viðhafa sömu öryggiskröfur og Símaverið hefur í sinnistarfsemi.
Hver er réttur einstaklinga vegna notkunar Símaversins á persónuupplýsingum?
Einstaklingur á rétt á að fá aðgang að persónuupplýsingum um sig sem Símaverið kann aðhafa undir höndum, krefjast leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi persónuupplýsingum,takmörkunar á vinnslu þeirra og í sumum tilvikum eyðingu persónuupplýsinganna.Einstaklingur hefur enn fremur heimild til að krefjast afhendingar persónuupplýsinga semhann hefur veitt Símaverinu.

Vinsamlegast athugaðu að framangreind réttindi gætu verið takmörkuð í vissum tilvikum, svosem ef vinnsla á upplýsingunum byggir á lagaskyldu en þá er hugsanlegt að Símaverið getiekki eytt þeim.

Símaverið mun taka beiðni einstaklings um aðgang að persónuupplýsingum eins fljótt ogauðið er til afgreiðslu til að tryggja að réttindum viðkomandi sé framfylgt. Símaverið mun veitaþær upplýsingar um allar ákvarðanir og aðgerðir vegna beiðninnar innan 30 daga frá móttökuhennar.

Athugaðu að einstaklingur hefur einnig rétt á að senda inn kvörtun til Persónuverndar vegnameðferðar Símaversins á persónuupplýsingum sínum. Kvörtun má senda skriflega á:
Þjónusta Símaversins fellur undir ofangreinda skilmála. Hafið samband ef þið hafið nánari spurningar.